Servicios
Automatización de procesos administrativos
El contexto
Departamento de administración con un volumen alto de documentación entrante y varias herramientas que no se comunicaban entre sí.
- Cloud Functions
- OCR
- APIs REST
- Webhooks
- PostgreSQL
El problema
Buena parte de la jornada se dedicaba a copiar datos de un sistema a otro y a generar documentos repetitivos. El proceso dependía de personas concretas y se paraba en cuanto alguien faltaba.
La solución
Se conectaron los sistemas mediante integraciones y se automatizaron los flujos de mayor volumen: lectura de la documentación entrante, validación, generación de documentos y envío, con escalado automático de los casos que requieren revisión humana.
Proceso
Cómo se abordó
El recorrido real del proyecto, con las decisiones que marcaron el resultado.
- 01
Mapeo del proceso
Se documentó el flujo completo y se midió cuánto tiempo consumía cada paso.
- 02
Priorización
Se empezó por las tareas de mayor volumen y menor criterio, las de automatización más segura.
- 03
Automatización por fases
Cada flujo se puso en marcha con supervisión antes de dejarlo funcionar solo.
- 04
Excepciones
Se definió qué casos escalan a una persona y con qué información llegan.
Resultado
Qué cambió
Reducción sustancial de las tareas manuales repetitivas y un proceso que ya no depende de que una persona concreta esté disponible. Todo lo ejecutado queda registrado y es auditable.
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Otros casos
Automoción
Optimización de operaciones en taller
El estado de cada vehículo vivía en la cabeza de quien lo estaba tratando. Localizar una unidad concreta obligaba a recorrer la instalación, y no existía registro de cuánto tiempo pasaba realmente en cada fase del proceso.
Ver caso completoImpacto
Mayor trazabilidad del proceso y reducción de las tareas manuales de seguimiento. El estado de la instalación es consultable en cualquier momento sin preguntar a nadie.
Distribución
Plataforma de gestión y análisis comercial
Preparar el análisis mensual costaba días de trabajo manual y llegaba tarde para corregir nada. Las decisiones de compra y stock se tomaban con la foto del mes anterior.
Ver caso completoImpacto
El análisis dejó de ser un trabajo mensual para convertirse en información disponible a diario, con una definición única de cada indicador compartida por todo el equipo.
¿Te suena de algo este problema?
Si tu operativa se parece a la de este caso, hablemos: buena parte del análisis ya está hecho.
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